Was ist die E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist keine E-Mail mit einem PDF-Anhang und auch kein eingescanntes Dokument. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten XML-Format, die von Maschinen gelesen und automatisch weiterverarbeitet werden kann. Die Rechnungsdaten liegen darin so ab, dass Buchhaltungsprogramme sie ohne manuelles Abtippen übernehmen können.
Für Handwerker besonders relevant ist das Format ZUGFeRD. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind. Du versendest also weiterhin eine vertraute PDF-Datei – nur eben mit den maschinenlesbaren Rechnungsdaten im Inneren. Das ist buchhaltungsfreundlich und kommt dem gewohnten Ablauf am nächsten. Du musst deinen Rechnungsprozess also nicht komplett umbauen: Dein Kunde erhält eine Rechnung, wie er sie kennt, und trotzdem ist sie maschinenlesbar und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
Das Gegenstück ist XRechnung, ein reines XML-Format ohne PDF. Es wird vor allem bei öffentlichen Aufträgen verlangt. Welches Format für dich relevant ist, hängt davon ab, wem du Rechnungen stellst.
Der Vorteil der E-Rechnung liegt auf der Hand: Rechnungen lassen sich automatisch prüfen, verbuchen und archivieren. Fehler durch manuelles Abtippen verschwinden, Zahlungsfristen lassen sich zuverlässig überwachen. Für dich als Handwerker bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand und weniger Fehlerquellen im Tagesgeschäft – auch wenn die Umstellung zunächst nach zusätzlicher Arbeit aussieht.
Die Pflicht-Termine im Überblick
Die E-Rechnung wird in Deutschland in mehreren Schritten zur Pflicht. Der wichtigste Termin liegt dabei schon heute: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen – unabhängig von der Betriebsgröße. Dein Handwerksbetrieb muss also bereits jetzt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Wer das nicht kann, riskiert, dass Rechnungen von Geschäftspartnern nicht ankommen oder nicht verarbeitet werden können. Das betrifft den Austausch mit Lieferanten, Großhändlern und anderen Firmen, die ihre Rechnungen längst digital verschicken.
Danach folgt die Ausstellpflicht in zwei Stufen:
- Ab dem 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellpflicht gilt für alle Unternehmen.
Die Betonung liegt bewusst auf der Empfangspflicht: Sie betrifft schon heute jeden Betrieb, auch kleine Handwerksunternehmen. Wer jetzt noch keine Möglichkeit hat, E-Rechnungen zu empfangen, sollte schnell handeln. Wer seine Rechnungsstellung bereits digital aufgestellt hat, ist für die nächsten Stufen gut vorbereitet. Die Zeit bis 2028 kannst du nutzen, um deine Abläufe in Ruhe anzupassen und die passende Software auszuwählen. Wer früh umstellt, vermeidet den Zeitdruck, der in den Monaten vor einer gesetzlichen Frist entsteht.
ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format für Handwerker?
Für Handwerksbetriebe gibt es zwei relevante E-Rechnungs-Formate: ZUGFeRD und XRechnung. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen – sie unterscheiden sich aber deutlich im Alltag.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Es ist PDF-basiert und buchhaltungsfreundlich. Du und deine Kunden sehen weiterhin eine normale Rechnung als PDF, die zugleich automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Für Handwerker ist ZUGFeRD daher meist die pragmatische Wahl, weil es sich nahtlos in den gewohnten Rechnungsablauf einfügt.
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbares PDF. Es wird vor allem bei öffentlichen Aufträgen verlangt. Arbeitest du regelmäßig für öffentliche Auftraggeber, solltest du XRechnung empfangen können und später auch ausstellen.
In der Praxis heißt das: Für den Austausch mit Handwerkskunden, Lieferanten und privaten Auftraggebern reicht ZUGFeRD in den meisten Fällen völlig aus. Du musst dich dabei nicht für immer auf ein Format festlegen. Viele Betriebe empfangen beides und stellen selbst im ZUGFeRD-Format aus. Entscheidend ist, dass deine Software die Formate beherrscht, die deine Geschäftspartner nutzen – und dass du weißt, welches Format bei öffentlichen Aufträgen verlangt wird.
Was dein Handwerksbetrieb jetzt tun sollte
Die E-Rechnung ist kein fernes Zukunftsthema mehr. Diese vier Schritte bringen deinen Betrieb auf den aktuellen Stand – und bereiten dich auf die Ausstellpflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 vor:
- Prüfen, ob dein Betrieb E-Rechnungen empfangen kann. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht. Kläre mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Buchhaltungsprogramm, ob ZUGFeRD oder XRechnung bei dir ankommen und gelesen werden können.
- Rechnungsstellung digital umstellen. Erstelle Rechnungen künftig digital und versende sie als ZUGFeRD. So bist du für die nächsten Stufen der Ausstellpflicht gerüstet.
- Steuerberater und DATEV-Export klären. Sprich mit deinem Steuerberater, wie die Übergabe der Rechnungsdaten künftig laufen soll. Ein sauberer Export erleichtert die Zusammenarbeit deutlich.
- Software wählen, die ZUGFeRD kann. Achte bei deiner Rechnungssoftware darauf, dass sie ZUGFeRD-E-Rechnungen ausstellen und empfangen kann – am besten in allen Plänen ohne Aufpreis.
Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Der erste Schritt ist der wichtigste: Prüfe, ob dein Betrieb E-Rechnungen empfangen kann. Alles Weitere kannst du Schritt für Schritt angehen – gemeinsam mit deinem Steuerberater und einer Software, die zu deiner Betriebsgröße passt.
So hilft EarnTrack bei der E-Rechnung
EarnTrack ist eine App + Web-Anwendung für Handwerker und Selbstständige in Deutschland und unterstützt ZUGFeRD-E-Rechnungen in allen Plänen. Du erstellst Rechnungen und Mahnungen direkt in EarnTrack – die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist dabei enthalten.
Für die Übergabe an deinen Steuerberater bietet der Team-Plan den DATEV-Export. Im Business-Plan kommt zusätzlich DATANORM dazu. Damit bleibst du flexibel, wenn dein Betrieb wächst und die Anforderungen steigen. Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellst du direkt in EarnTrack, ohne zwischen verschiedenen Tools zu wechseln. So behältst du den Überblick über offene Rechnungen und deine Liquidität.
EarnTrack richtet sich an Betriebe mit 1 bis etwa 50 Mitarbeitern. Egal ob du als Einzelunternehmer arbeitest oder ein Team führst: Die Rechnungsstellung und der Export an den Steuerberater lassen sich in den Plänen abbilden. Du kannst EarnTrack 14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsdaten.
Ein ehrlicher Hinweis: EarnTrack ersetzt keinen Steuerberater und ist keine vollständige Buchhaltungs- oder Finanzbuchführungs-Software. Für die eigentliche Buchführung arbeitest du weiterhin mit deinem Steuerberater zusammen – EarnTrack liefert ihm die Rechnungsdaten sauber exportiert.
Mahnwesen und E-Rechnung: Forderungen schneller einlösen
Eine E-Rechnung endet nicht mit dem Versand. Entscheidend ist, dass deine Rechnung pünktlich bezahlt wird – und genau dabei hilft die digitale Struktur. Weil die Rechnungsdaten maschinenlesbar vorliegen, lassen sich Fälligkeiten zuverlässig überwachen und offene Posten schneller erkennen. Das ist die Grundlage für ein sauberes Mahnwesen.
Für Handwerker heißt das: Rechnungen digital zu stellen ist nur der erste Schritt. Genauso wichtig ist, dass du bei Zahlungsverzug rechtzeitig reagierst und deine Forderungen nicht aus den Augen verlierst. Wer Rechnungen und Mahnungen aus einem System heraus erstellt, spart sich das mühsame Zusammensuchen von Belegen und behält den Stand seiner Rechnungen im Blick.
EarnTrack unterstützt dich dabei: Du erstellst Rechnungen und Mahnungen direkt in der App + Web-Anwendung. Die ZUGFeRD-E-Rechnungen sind in allen Plänen enthalten. Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, kannst du die Mahnung aus demselben System heraus erstellen, in dem die Rechnung entstanden ist – ohne zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.
Ein realistischer Blick gehört dazu: Ein Mahnwesen ersetzt keine Buchhaltung und keinen Steuerberater. Es hilft dir aber, offene Forderungen konsequent zu verfolgen und deine Liquidität im Griff zu behalten – gerade in der Umstellungsphase auf E-Rechnungen.
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Häufige Fragen zur E-Rechnung für Handwerker
Ab wann ist die E-Rechnung für Handwerker Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmen in Deutschland die Empfangspflicht: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellpflicht für alle Unternehmen – auch für kleine Handwerksbetriebe. Wer seine Rechnungsstellung bereits digital aufgestellt hat, ist für beide Stufen der Ausstellpflicht gut vorbereitet.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Es ist für Handwerker besonders relevant, weil es PDF-basiert und buchhaltungsfreundlich ist. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF und wird vor allem bei öffentlichen Aufträgen verlangt.
Gilt die E-Rechnung auch für kleine Betriebe?
Ja. Die Empfangspflicht ab dem 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmen – auch für kleine Handwerksbetriebe. Die Ausstellpflicht greift ab 2027 zunächst nur für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 dann für alle Unternehmen.
Kann EarnTrack E-Rechnungen ausstellen?
Ja. EarnTrack unterstützt ZUGFeRD-E-Rechnungen in allen Plänen. Zusätzlich kannst du Rechnungen und Mahnungen direkt in EarnTrack erstellen. Für die Buchhaltung exportierst du die Daten über den DATEV-Export im Team-Plan an deinen Steuerberater.
Muss ich meine Buchhaltung komplett digitalisieren?
Nicht allein wegen der E-Rechnung. EarnTrack ist keine vollständige Buchhaltungs- oder Finanzbuchführungs-Software. Stattdessen exportierst du die Rechnungsdaten per DATEV-Export im Team-Plan an deinen Steuerberater. EarnTrack ersetzt keinen Steuerberater.